Thông thường, viết một proposal cho hoạt động activation gồm có 3 phần như sau:

Tổng quan (Overview)

1. Mục đích của chương trình (Objectives): Dựa trên những mục tiêu marketing của tổ chức đưa ra (Đối với agency thì phần này thường do khách hàng cung cấp, vì nó nằm trong kế hoạch marketing của họ)

2. Mong muốn ngầm của khách hàng (Consumer insight): Bạn cũng phải nghiên cứu một số thông tin và insight của khách hàng mục tiêu để biết họ nghĩ gì và muốn gì, từ đó mới đưa ra được những hình thức để tiếp cận họ. Phần này rất quan trọng, nó giúp bạn có được những bước đi chính xác và thuyết phục hơn để viết proposal.

3. Khách hàng mục tiêu (target consumers): Là đối tượng mà chương trình của bạn sẽ nhắm vào. Vì vậy, cần  phải phân tích xem khách hàng thích gì, quan tâm đến điều gì, thường tập trung ở đâu, những thói quen đặc trưng của họ, …  để chọn lựa được địa điểm thực hiện và cách thức tiếp cận một cách phù hợp nhất.

4. Thời gian và địa điểm (timing & location): Thời gian thực hiện chương trình và địa điểm diễn ra.

Thực thi (Execution)

Trên proposal, phần này ghi thông tin chi tiết và những ý tưởng bạn sẽ triển khai :

1. Ý tưởng chủ đạo (Concept): Bạn phải đưa ra một concept chung cho chương trình, bám sát vào consumers insight để đảm bảo yếu tố phù hợp với nhãn hàng. Việc này rất quan trọng, được đánh giá là xương sống của một proposal, vì tất cả những hoạt động trong chương trình đều sẽ phát triển từ đây mà ra.

2. Phát triển concept (Concept development): Khi đã có ý tưởng chủ đạo, bạn phải phân tích kỹ lưỡng concept của mình để suy ra các hoạt động liên quan, xoay quanh việc làm nổi bật được concept.

3. Cơ cấu thực hiện (Mechanism): Bạn cần vạch ra được một cái khung của chương trình với đầy đủ những hình thức thực hiện mà bạn muốn sử dụng để khách hàng có thể dễ dàng hình dung được bạn sẽ thực hiện những gì trong chương trình.

4. Chi tiết (Detail Mechanism): Ở phần này, bạn sẽ làm đầy cái khung đã vạch ra ở trên bằng cách nêu rõ nội dung, mục đích và cách thức thực hiện của từng phần, từng hạng mục mà bạn đã đưa vào. Ghi rõ chi tiết của chương trình gồm những gì. Ví dụ: Cách thực thực hiện như thế nào; có những trò chơi gì, triển khai trò chơi như thế nào; những hoạt động tương tác với nhãn hàng; cách thức thực hiện công việc của nhân sự trong chương trình (Promoters, MC, Supervisor) ...

Kế hoạch (Plan)

1. Kế  hoạch tổng thể (Master plan): Phần này, bạn lập một kế hoạch bao gồm những thông tin chi tiết của việc thực hiện chương trình: số lượng tờ rơi, quà, địa điểm, ngày làm việc, nhân sự, ... Tất cả cần phải rõ ràng và thuyết phục.

2. Nhân sự thực hiện (Human power): Cần lập một sơ đồ nhân sự cụ thể cho chương trình và cả nhiệm vụ chi tiết mà từng người cần đảm trách.

3. Lịch trình (Timeline): Là bảng thể hiện thời gian từng hạng mục trong chương trình từ khi viết kế hoạch và gửi proposal cho tới khi làm báo cáo kết thúc chương trình. Phần này tuy nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng vì nó xác định thời gian chạy chương trình. Nếu tính toán không kỹ lưỡng thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới tiến trình thực hiện.