1. Vì sao cần sử dụng proposal?

- Biến ý tưởng trong đầu (vô hình) thành giấy tờ văn bản (hữu hình)

- Tạo 1 sản phẩm event sơ khai trên giấy tờ.

- Tăng tính chuyên nghiệp.

- Bao quát & quản lý được toàn bộ chương trình.

2. Các hình thức thể hiện proposal:

- Trên Word: với các proposal ngắn, mang tính đoàn thể.

- Trên Excel: thích hợp làm bảng biểu, nhiều phụ lục, ghi chú, kế hoạch.

- Trên Power Point: thích hợp với các kế hoạch trình bày, thuyết trình, dễ chèn ảnh, dễ hiểu, phù hợp để gửi khách hàng.

3. Lưu ý về nội dung của proposal:

- Văn phong thể hiện trên proposal mỗi người 1 khác nhau nhưng phải ngắn gọn, súc tích, tránh bay bướm và phải phù hợp với đối tượng khách hàng

- Xác định mục tiêu trình bày trước khi thực hiện Proposal:

• Trình bày với sếp: làm rõ ý tưởng, các chi tiết cụ thể, thành công, rủi ro, …
• Mời tài trợ: tập trung làm rõ kinh phí, quyền lợi, sự phù hợp của chương trình với nhà tài trợ, ...
• Đề xuất thực hiện chương trình với khách hàng: tập trung làm rõ concept chủ đạo, ý tưởng, mục đích, mục tiêu, phương án dự phòng, ...

4. Những câu hỏi cần đặt ra khi viết proposal:

Hiểu rõ khách hàng muốn gì (What) Hiểu rõ cách thể hiện ý tưởng, nội dung như thế nào (How) Hiểu rõ mình thực hiện cho tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực nào (Which) Tìm hiểu thông về tổ chức, cá nhân phê duyệt là ai (Who) Xác định được mốc thời gian cụ thể thực hiện từng công việc (When) Phương án nguồn lực, kinh phí lấy từ đâu (Where) Xác định thuận lợi đã có để đưa ra ưu điểm Xác định khó khăn sẽ gặp để loại bỏ và đưa giải pháp.

5. Những phần cơ bản của một Proposal:

- Overview (Khái quát chung, tổng quan): Đưa ra những thông tin cơ bản về chương trình, thời gian, địa điểm, số lượng khách, ...

- Object (Mục đích, mục tiêu): Lý do làm event, những điều cần đạt được, định hướng khách hàng, ...

- Idea (Ý tưởng): Các ý tưởng trong thiết kế và thực hiện chương trình

- Content (Chương trình khung, nội dung): Từ ý tưởng đến chương trình khung trải qua các bước Concept --> Develop concept --> Execute --> Detail execute

- Maquette (Các thiết kế, sơ đồ): Đưa ra các thiết kế cơ bản, ko cần chi tiết nhưng phải cụ thể hóa được ý tưởng, mô tả địa điểm, mặt bằng & những hoạt động tổ chức ở đó...

- Cost (Kinh phí): Có 3 loại dự trù kinh phí gồm: đối với chương trình của cá nhân, đối với khách hàng thuê mình tổ chức, đối với chương trình đi xin tài trợ.

6. Trình bày:

Kế hoạch, nhất là kế hoạch gửi cho đối tác, khách hàng, nhà tài trợ... nói lên năng lực và sự chuyên nghiệp của đơn vị thực hiện. Vì vậy, cách trình bày cũng rất cần được chú ý, đôi khi chỉ 1, 2 lỗi nhỏ do bất cẩn vẫn có thể khiến đối tác đánh giá không tốt về công ty bạn. Khi trình bày một proposal, dù là với Word, Excel hay Power Point, bạn cũng nên lưu ý những chi tiết sau:

- Có 1 phác thảo rõ ràng và logic các đề mục để người đọc có hình dung tổng quát ban đầu về những gì bạn sẽ trình bày.

- Tối kỵ để chữ hay hình ảnh đè lên logo cty.

- Hình ảnh chèn vào khi muốn thay đổi kích thước phải kéo giãn và co lại theo tỷ lệ, tránh trường hợp hình bị bể hạt, mất nét...

- Chú ý canh chỉnh vừa kế hoạch trong 1 màn hình và in ra giấy. Trừ những trường hợp bất khả kháng do cần quá nhiều column, hạn chế làm cho người đọc phải kéo mỏi tay theo chiều ngang để xem hết kế hoạch của bạn.

- Với Power Point, không nên viết quá nhiều chữ vào 1 slide, làm người đọc rối mắt

- Font, size chữ, định dạng, phải thống nhất ở các đề mục và phần nội dung

- Các gạch đầu dòng và bullet phải đồng nhất, không trồi ra thụt vào mất trật tự

- Không dùng các font chữ lạ, đề phòng máy tính khác không có font đó lại hiển thị thành font khác hoặc mất hết định dạng ban đầu gây khó đọc. Tốt nhất bạn nên chuyển thành file PDF để gửi cho đối tác để tránh thay đổi định dạng và chứng tỏ sự chuyên nghiệp.